Как пользоваться кассовым аппаратом: пошаговая инструкция. Как работать с кассовым аппаратом

Если вы решили научиться работать на кассовом аппарате, то для начала вы должны его приобрести. На этом этапе стоит обратить внимание на наличие инструкции, которая должна идти в комплекте с прибором. Именно эта станет пособием в обучении.

Для начала нужно подсоединить технику к источнику питания. В результате на экране должно появиться время. Если оно показывает неправильно, то его нужно откорректировать. Все что для этого понадобится, это нажать на клавишу «ПИ» и ввести четыре цифры, которые соответствуют часам и минутам. Если есть необходимость просмотра времени в процессе эксплуатации аппарата, то необходимо просто нажать кнопку с изображением «звездочка». Если на аппарате не совпадает значение даты, то нужно срочно обратиться в сервисный центр, который должен решить эту проблему в кротчайшие сроки.

Начало работы

После того как аппарат подключен к сети, необходимо проверить точность его работы. Для начала необходимо заправить кассовую ленту. Устанавливается она в специальный отсек, который находится на передней панели аппарата. Его легко можно найти по отверстию для выхода чеков. Установить катушку кассовой ленты нужно так, чтобы ее конец выходил наружу. После этого можно закрыть отсек и приступить к распечатке чека.

Для того чтобы распечатать первый чек и тем самым определить исправность аппарата, необходимо нажать кнопку «ИТ». На экране появится вопросительный знак. Вам необходимо повторно нажать кнопку. Если на экране появится «П?», то можно переходить к следующему этапу.

Далее необходимо ввести шесть нулей. В результате на экране должно появиться три нуля, где между первым и вторым стоит точка. После этого можно распечатать чек. Для этого остается нажать еще один раз кнопку «ИТ» и все. Если выехал нулевой чек, то кассовый аппарат можно считать исправным.

Как пробить чек

Для того чтобы обслужить клиента и провести товар через кассовый аппарат, необходимо провести ряд определенных действий. Для начала необходимо ввести сумму товара и секцию. Далее можно указать сумму, которую дал клиент. Этот пункт не является обязательным. Поэтому его можно упустить. Заканчивается процесс набора нажатием кнопки «ИТ». В результате этих манипуляций должен выехать чек. Перед тем как отдавать клиенту чек, необходимо проверить его правильность, что может уберечь от неприятностей в будущем.

Любая работа на месте кассира начинается с заправки кассового аппарата. Для этого в него вставляется лента, на которую наносится специальная маркировка с содержанием номера аппарата и его типа. Также на ленте содержится дата работы, точное время включения. В начале наносится показания счетчика на момент заступления кассира. Перед первой операцией все статистические данные заверяются операционистом или руководителем смены.

Следующий этап заключается в проверке даты ККТ. Большинство электронных кассовых аппаратов производят автоматическую установку и сверку даты. Но отдельные механические модели требуют ручной проверки. В среднем дата должна быть не ранее, чем был проведен последний Z отчет. В противном случае будет невозможным начать текущую работу.

Все нормы и требования по установке и контролю времени и даты содержатся в Постановлении Российской Федерации, которое вышло в январе 1992 года. Если на кассовом аппарате будет отмечено отклонение времени на 5 минут или более, то при налоговой проверке работники подвергаются штрафу за неприменение ККТ.

Открытие смены на кассовом аппарате

При открытии смены проводится проверка кассовой машины на работоспособность. Для этого печатается пробный чек. При необходимости может быть произведена печать нескольких чеков, на которых значится нулевая сумма. Основная задача нулевого чека – проверить четкость печати, качество обозначения реквизитов, дат, контрольных цифр. До начала пробивки реальных цифр в работу ККТ, дату и время можно внести коррективы. Пробные чеки сохраняются до окончания смены операциониста или завершения работы отдела. Они прикладываются к отчету с кассовой машины.

После этого производится печать X-отчета. Он носит промежуточный характер. Во время его печати не обнуляется текущая сумма. На X-отчете отпечатываются текущие показатели счетчиков. Они подразделяются по секциям и общим показателям. Основная задача первого отчета – сверка показателей в 9 графе Журнала за предыдущий день с текущими данными. Они же записываются в Журнал операциониста за текущий день в 6 графу. В течение работы операциониста снимается несколько X отчетов. Они предназначены для контроля поступающих средств в кассовый аппарат. Также они распечатываются во время сдачи части выручки. Количество пробитых X-отчетов за день не ограничено. Оно не влияет на статистику работы, но помогает кассиру отследить правильность расчетных операций.

X-отчеты различаются по типу. Их можно снять по секциям, по итогам смены или конечному результату. Они контролируют наличие недосдач или избытка средств на кассе. При распечатке отчета производится сверка значения с текущей наличностью в ящике ККМ.

Простейшие модели производят печать чека только после того, как была пробита стоимость товара и нажата клавиша ввод. Большинство касс имеет ввод стоимости посредством штрих-кода. Также имеется возможность провести промежуточные операции, вычислить сдачу от полученной суммы, внести скидки по специальным картам.

Чек, подтверждающий покупку, передается покупателю в момент взятия наличности. Выдавать чек во время подачи товара считается неправильным. Значительно отличается операции по пробивке чека, когда расчет производится безналичным методом (банковские карты, чеки, талоны).

Авансовая система

При работе предпринимателей допускается авансовая система. В ее случае оплата за товары и услуги поступает на кассу заранее в частичном объеме. Это явление носит название аванса. В налоговой системе настаивают, чтобы для аванса выдавался чек из ККМ. Если была получена часть суммы, а оставшаяся стоимость вносится при поступлении товара, тогда на эту сумму должен быть выбит отдельный чек. Таким образом, вся стоимость товаров и услуг должна проходить через кассу.

Отдельные предприниматели не согласны с такой расстановкой. Они отмечают, что продажа происходит только при передаче товара, следовательно, аванс через кассу не проходит. Но в таком случае ситуация оспаривается в судебном порядке.

Отключение электричества (света) при работе на кассе

Часто возникают ситуации, когда в помещениях отключается электроэнергия. Если аппарат не работает, то предприниматели или кассиры должны остановить работу до момента включения света. Отчетность по форме ОКУД №0700003 не допускается, так как она не оговорена в законе. Согласно письму от 19 апреля 2005 году «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении денежных расчетов с населением» и другим правовым документам, суд выносит осудительное решение, если во время отключения света не был пробит чек. Так известны случаи, когда предприниматель был оштрафован на сумму до 30 тысяч рублей за отсутствие чека, особенно при наличии ККТ, работающих без прямого подключения к сети питания.

Выбивается неправильная сумма на чеке

При работе под нагрузкой возникают ситуации, когда выбивается неправильная сумма на чеке. В таком случае, следует повторно выбить чек на правильную стоимость. Ошибочный чек сохраняется до окончания работы в погашенном виде. При закрытии смены и сдаче дневного отчета они прилагаются и оформляются в один документ. Он носит название Акт о возврате денежных сумм покупателям по неиспользованным кассовым чекам. В акте указываются модель, тип, класс, номер ее производителя, регистрационный номер кассы. Графа Прикладная программа содержит сведения о программе, которая применяется для учета товаров и ведения бухгалтерии у предпринимателя. Если программа не установлена, то в графе указывается прочерк. Строка кассир должна содержат сведения о табельном номере операциониста, который сдает отчетность и неправильно пробил кассовый чек. Также в акте содержится информация о номере чека, сумме, которая была на нем пробита. Сам чек наклеивается на лист и прикрепляется к акту.

Сам акт заверяется кассиром и предпринимателем. Если руководитель предприятия сам находится за кассовым аппаратом, тогда он подписывает и утверждает акт самостоятельно.

Возврат товара через кассу

Аналогично оформляются документы в случае возврата товара при обнаружении дефектов. В законе «О защите прав потребителей» от 7 февраля 1992 года указано, что покупатель имеет право отказаться от товара и потребовать возврата денежных средств за приобретенный товар, в случае обнаружения у него существенных недостатков и дефектов. Возврат осуществляет в гарантийный срок, который составляет не более 2-х лет. Возврат товара может быть осуществлен без кассового чека или других документов, подтверждающих покупку. Согласно 5 пункту 18 статьи магазин не имеет права отказать покупателю, но может потребовать написания личного заявления с указанием паспортных данных и причин возврата. Кроме того, покупатель должен будет доказать факт покупки именно в этом отделении магазина.

Возврату также подлежат изделия, которые не подошли покупателю по ряду причин: фасон, цвет, размеры или другие причины. В таком случае покупатель может оформить возврат денег, если изделие не было в эксплуатации, не имеет дефектов и на него сохранены документы. При обращении в магазин необходимо предоставить бирки и чек, по которому была совершена покупка. Также указывается причина, по которой произошел отказ. В качестве документов могут выступать: гарантийный талон, кассовый или товарный чек, контрольная лента, которую можно запросить у предпринимателя. В среднем она должна сохраняться в течение пяти лет.

При возврате покупки в день приобретения можно предъявить кассовый чек. В таком случае кассир или операционист, который оформляет возврат, ставит на нем подпись. После этого составляется документ о возврате товара. Он носит произвольную форму. После оформления документов и их подписания предпринимателем или менеджером, кассир может выдать покупателю наличные средства. Далее необходимо оформить акт, который отвечает за возврат денежной суммы покупателю. Процедура оформления акта была описана выше. Акт оформляется по всем требованиям, соответствующим форме №КМ-3. Сумма возврата прописывается в 15 графе журнала операциониста. Дневная выручка уменьшается на сумму выданных средств. Соответственно, если чек приносится в день, отличный от оформления возврата, то он не проходит по документам.

Завершение рабочего дня на кассовом аппарате

В завершении рабочей смены печатается X-отчет. Он служит для предварительной сверки состояния ККМ и наличных средств. После этого кассир пробивает Z-отчет. Он служит для обнуления дневной информации в кассовом аппарате. Все данные переносятся из оперативной памяти кассы в фискальную. В результате происходит обнуление дневной выручки, фискальная смена закрывается.

Z-отчет служит не только для отображения текущих сумм, которые прошли через кассу в течение рабочего дня, но и показа количества возвратов. В нем отображаются проведенные скидки, аннулированные покупки и другая информация. В результате дневная выручка в кассовом аппарате должна соответствовать информации, которая показа в контрольной цифре отчета и сумме, которая была сдана предпринимателю. Сдача выручки может производиться несколько раз за рабочую смену. Частота сбора денег зависит от объема совершенных покупок. При сборе средств производится оформление кассового ордера. Он имеет форму №КО-1. При этом кассир оставляет у себя квитанцию, на которой указывается, какая сумма была сдана. В случае если руководитель выполняет функции кассира, то он может обойтись без сдачи средств и оформления ордера.

Все отчеты, которые снимаются с кассового аппарата, имеют порядковые номер. По мере снятия Z-отчетов номер увеличивается на 1. Вся отчеты, не зависимо от их типа сохраняются в течение дня и хранятся в отдельной документации. Они прикрепляются к дневному отчету кассира при завершении смены.

При завершении смены кассир оформляет справку. Она имеет форму № КМ-6 и носит отчетную форму. Данные для справки берутся из финального Z-отчета. Основная задача – указать в ней значение счетчиков кассового аппарата, дневную выручку, осуществленные возвраты. Даты и номер приходных ордеров в случае работы самого предпринимателя не оформляются. В случае если выручка сдается в банк инкассатору, заполняются поля «Сдано в Банк» и номер квитанции.

Если на торговой точке работает несколько аппаратов, то по завершении рабочего дня создается сводный отчет. Он имеет форму №КМ-7. В него заносятся данные полученные со Справок-отчетов всех кассиров. Более подробно о нем можно узнать в постановлении №132.

После того как кассир завершил смену и снял Z-отчет он обязан в журнале произвести записи о значении счетчиков денежных сумм в начале и конце смены. Они отмечаются в 6 и 9 графе. Также в 10 графе он заносит показания дневной выручки. В завершении он оставляет личную подпись под данными. Его информацию заверяет подписью предприниматель или главный менеджер.

Все записи для журнала осуществляются по Z-отчетам. В случае если за день выручка отсутствовала, снимается нулевой отчет. Все поля заполняются соответствующим образом. В первой графе всегда указывается дата, когда был снят Z-отчет. После этого проставляется порядковый номер отчета. Для них предназначены 4 и5 графы. В 11 пункте журнала находится информация о сданных предпринимателю или главному менеджеру наличных средствах. В эту графу заносятся данные о суммах, которые руководитель изымает из кассового аппарата по различным причинам.

Для внесения информации о покупках, которые были осуществлены безналичным расчетом (кредитные и банковские карты) существуют графы 12 и 13. В них заносится общая стоимость всех таких покупок. 15 раздел журнала предназначен для занесения денежных средств, которые были возвращены за товары или пробиты неправильно.

Все данные, которые были внесены в журнал, должны быть заверены подписью кассира-операциониста, который сдает смену и предпринимателя или главного менеджера. Для этого предназначены графы 8, 17 и 7, 16 соответственно. При отсутствии в предприятии отдельного кассира, руководитель может оставить подпись только в графах 7 и 16.

Вся информация, которая подтверждает передачу и получение денежных средств, это журнал кассира, z-отчеты за все рабочие дни, контрольные ленты и другие бумаги, сохраняются на срок, который установлен для хранения первичных документов. Он составляет не менее 5 лет. Вся ответственность за хранение информации ложится на предпринимателя.

В случае снятия ккм с учета налоговая инспекция имеет право затребовать на проверку все документы, подтверждающие прохождение средств через кассовый аппарат.

Большинство бизнесменов уже перешли на «умные кассы», уже в июле этого года такая обязанность коснулась тех предпринимателей, которые до сих пор были от этого освобождены. Мы расскажем вам о том, как работать на онлайн кассе.

Порядок работы торгующих организаций с контрольно-кассовой техникой (ККТ) изменил Федеральный закон № 290-ФЗ от 03.07.2016 , который внес поправки в действующий Федеральный закон N 54-ФЗ о применении ККТ и обязал всех бизнесменов использовать кассовые аппараты исключительно с функцией передачи данных непосредственно в налоговые органы по интернету. При этом всем налогоплательщикам, использующим старые кассовые аппараты, предоставлена возможность их модернизировать, а тем, у кого кассы не было совсем, можно купить новые.

Как работает онлайн-касса? Чем она отличается от техники старого поколения и на что будут в первую очередь обращать внимание налоговики? Попробуем разобраться.

Принцип работы онлайн-кассы

Главная особенность ККТ нового поколения состоит в том, что она может не просто формировать и печатать бумажные чеки, но и создавать электронные фискальные документы. При этом данные о каждой совершенной кассиром операции сохраняются в специальном фискальном накопителе (ФН), а также передаются в налоговый орган через оператора фискальных данных (ОФД). Покупатель при этом должен по-прежнему получить на руки бумажный чек, а при желании — его электронную копию на свой электронный адрес или мобильное устройство. Фактически, ни для самого покупателя в момент расчета, ни для кассира ничего не изменится, так как все процессы происходят очень быстро и они полностью автоматизированы.

До сих пор ККТ старого образца просто печатали бумажные чеки и дублировали их на специальную контрольную ленту, которая хранилась вместе с отчетами о работе кассы за смену. Налоговики не имели никакой информации о работе конкретного магазина, пока не приходили туда с проверкой. Поэтому соблюдение кассовой дисциплины заключалось в обязательном формировании чека по каждой продаже, своевременном вручении его клиенту и корректному закрытию смены. Это могло происходить раз в несколько недель, если за кассовым аппаратом работал всего один человек, а количество продаж было небольшим. Когда магазины начали применять новые кассы онлайн, правила работы существенно изменились. Теперь смену им приходится закрывать не реже, чем раз в сутки, зато хранить никакие контрольные ленты больше не нужно совсем.

Алгоритм действий кассира и работы ККТ по новым правилам выглядит так:

1. Покупатель передает кассиру для расчета платежную карту или деньги.
2. Кассир вводит данные о покупке в ККТ.
3. Онлайн-касса формирует чек с необходимыми реквизитами.
4. Данные об операции направляются в фискальный накопитель.
5. Чек заверяется фискальными данными.
6. Происходит обработка чека фискальным накопителем.
7. Распечатывается бумажная версия чека.
8. Данные об операции отправляются оператору фискальных данных (ОФД).
9. ОФД отправляет фискальному накопителю сведения о получении чека.
10. ОФД обрабатывает полученную информацию и отправляет ее в ФНС.
11. По желанию покупателя, кассир отправляет электронный чек на его электронную почту или мобильное устройство.

Схема работы ККТ нового поколения

Важно понимать, что при работе с «умной кассой» надо соблюдать определенные сроки, которые раньше особо не регламентировались. Так, в начале каждого рабочего дня кассир обязан оформить отчет о начале смены, а в конце этого же рабочего дня — сформировать отчет о ее закрытии. Если с момента начала смены прошло более 24 часов, программа блокирует возможность формировать чеки. Кроме того, если вдруг пропал интернет, касса может некоторое время работать в автономном режиме, сохраняя данные на фискальный накопитель Это может быть не более 30 дней. Если за это время не будет восстановлена связь, касса заблокируется.

Что касается самого фискального накопителя, то он имеет свой срок службы, в зависимости от системы налогообложения торгующей организации или ИП. На льготных режимах это не менее 36 месяцев, при совмещении режимов — не менее 13 месяцев. Хранить ФН после окончания их срока службы торгующие организации обязаны в течение 5 лет.

Работа с онлайн кассами и порядок их модернизации

Как видно из вышесказанного, основное различие между техникой старого и нового поколения — это фискальный накопитель. По сути, это отдельный блок, который имеет свой уникальный номер и срок службы. Он сохраняет и передает всю информацию о продажах за определенный период времени. Сам фискальный накопитель представляет собой жесткий диск, который должна хранить организация вместо упраздненной контрольной ленты. Примечательно, что налоговики ведут отдельный реестр ФН, и использование устройства, которого нет в этом реестре, карается штрафом.

Кроме того, техника нового поколения должна иметь возможность соединения с интернетом, для этого должно быть 2 типа специальных входов: проводной и беспроводной. По принципам работы весь кассовый комплекс можно сравнить с компьютером. Поэтому доработке ККМ до онлайн подлежит только та касса, которая может быть подключена к интернету и к фискальному накопителю. Как правило, большинство современных моделей кассовой техники это позволяют. Модернизация обойдется на порядок дешевле приобретения нового аппарата. Так, в среднем «апгрейд» кассы будет стоить до 6-7 тысяч рублей, а покупка новой — от 20-30 тысяч рублей. Важную роль в этом играет установленное на ККТ программное обеспечение.

Важно помнить, что работать даже на новой кассовой машине можно только после того, как она прошла регистрацию в ФНС России и был заключен договор с ОФД. Кстати, эта услуга тоже не бесплатна для бизнеса, услуги оператора обойдутся около 3 тысяч рублей в год. К таким ОФД законодатели предъявляют ряд требований. В частности, для заключения договора оператор должен:

• получить экспертное заключение о возможности обеспечения стабильной и бесперебойной обработки больших объемов информации, с их последующей передачей;
• обеспечить конфиденциальность и сохранность полученных от ККТ данных;
• иметь лицензию Роскомнадзора, ФСТЭК и ФНС на оказание услуг телематической связи.

Только при соблюдении этих требований организация может быть включена в реестр ОФД, размещенный на сайте ФНС . По состоянию на 5 июля 2019 года в этом реестре 18 операторов. С любым из них можно заключить договор на обмен данными.

В нашу эпоху тотальной информатизации общества, государство делает все, чтобы контроль над денежными потоками был максимальным. Это характерно для всех стран мира, и Россия не исключение.

Однако не стоит рассматривать сей агрегат исключительно как дорогостоящую обузу – работа на кассовом аппарате и ККТ, имеют ряд преимуществ для бизнеса. Если, конечно, пользоваться им правильно.

Для этого мы и посвятим один из разделов статьи инструкции.

Законодатели в 2016 году ввели новые нормы и понятия в сфере ККТ в российский обиход. Вторая часть статьи – краткий обзор этих законодательных инициатив.

Делается реформа, как всегда, под предлогом дерегуляции, но несет для бизнеса дополнительные расходы. Среди них, например, обязательное использование фискального накопителя и электронного чека.

Что это такое и как работать с кассовым аппаратом по новой системе ? Все это требует разъяснений.

История вопроса и инструкция по работе на кассовом аппарате

В наше время вопрос «как работать на кассовом аппарате или ККТ» вызывает у предпринимателей массу негодования и жалоб на лишние расходы. Но они устанавливаются по всему миру, и там такого сопротивления нет.

Так все-таки ККТ (контрольно-кассовая техника) – это наказание или преимущество?

Сейчас уже трудно представить, но изначально кассовые аппараты, ККМ и ККТ продвигал именно бизнес, а государство сопротивлялось.

Чиновники поначалу были категорически против таких непонятных нововведений, хотя постепенно и они сдались, согласившись сделать ККТ и ККМ обязательными для всех.

С этого времени работа на кассовом аппарате стала частью обыденности любой более-менее крупной .

1) ККТ и ККМ – откуда они взялись на нашу голову?

Тут надо отметить, что первые механические аналоги кассовых аппаратов и ККТ в целом появились в далеком 1875 году. Более того, есть точная дата «рождения» первого кассового аппарата – 13 июля 1875 года, Массачусетс, США.

В роли папы Карло, «выстрогавшего» механического первенца, выступил Дэвид Браун – «отец» всех современных ККТ. Впервые он применил свое изобретение в 1879 году в главном универмаге Нью-Йорка.

ККТ – это была целая система, где работа на кассовом аппарате породила новый класс или, скорее, новую профессию – кассира.
Там они не только рассчитывали покупателей, но и отправляли товары на специальных подвесных ящиках.

Каждый кассир сидел как паук в центре «паутины» – это были канаты, по которым эти подвесные ящики перемещались в рамках общей гигантской ККТ. Кассовый аппарат был главной, но всего лишь частью общей системы ККТ.

Согласитесь, после такого описания труда тех кассиров как-то нехорошо жаловаться на работу с современными автоматическими системами.

Работа на кассовом аппарате позволила установить жесткий контроль над кассирами , способствовала оптимизации всех процессов в магазине. Эти факторы привели к росту прибыльности универмага почти на треть.

Узнав о таком чудо-аппарате, и препятствующем воровству сотрудников, многие захотели заполучить и себе ККТ.

Впрочем, из-за дороговизны, поначалу только крупные торговые сети и только в США могли внедрить ККТ – как их тогда официально называли, контрольно-кассовые машины, ККМ (в России, кстати, почему-то принято название контрольно-кассовая техника – ККТ).

Однако всего через десятилетие работы на кассовых аппаратах, ККТ распространились по всему Старому Свету, охватив оба берега Атлантики. Уже не только крупный, но и более мелкий бизнес использовал кассиров с ККТ.

Работа на кассовом аппарате стала частью культурной традиции на Западе.

2) Работа на кассовом аппарате в ХХ веке

Внедрять ККТ и ККМ начали и в Российской империи, но уже только в ХХ веке перед самой Первой мировой войной, когда работа на кассовом аппарате была не очень актуальна (Революция, сами понимаете).

Настоящий кассовый бум случился только в период НЭПа, а затем в 30-е годы ХХ века, перед самой Второй мировой, когда по всему Советскому союзу успели построить 44 универмага.

Но война опять помешала внедрять ККТ… Впрочем, в СССР бизнеса не было, потому останавливаться на этом подробно не будем.

Однако на Западе бизнес был, и чувствовал себя вполне неплохо – ККТ там получили стремительное развитие.

Работа на кассовом аппарате с каждым десятилетием совершенствовалась – ККТ становились меньше в размерах и проще в использовании. С 70-х годов начался переход на электронные ККТ.

Сегодня в истории ККТ начался новый виток развития – переход на интернет-технологии . Отныне работа на кассовом аппарате осуществляется через интернет. Даже если вы как покупатель разницы не почувствуете, прогресс на месте не стоит.

Мировая реформа ККТ началась лет 10-15 назад в развитых странах, а в 2017 году докатилось-таки и до России, где, впрочем, встретило волну негодования у мелкого бизнеса.

3) Основные нюансы работы на кассовом аппарате в современной России

Откуда же негодование, если по всему миру подобные системы внедрял именно бизнес, а государство лишь оказывало поддержку? Неужели работа на кассовом аппарате оказалась для россиян неподъемной?

Чем российские предприниматели отличаются от западных?

Во-первых – менталитетом.

Так уж повелось, что постсоветские предприниматели склонны к ведению бизнеса не публично и даже нелегально.

Если бы не жесткая позиция правительства, то добровольное внедрение ККТ в России так и не произошло.

Это ведь, фактически, запустить государство в свой карман, чтобы оно могло точно узнать, какой объем выручки вы получили.

Работа на кассовом аппарате равняется «увеличительному стеклу» — государство видит всю вашу подноготную и может обложить это налогом.

Это одна причина негодования, которую, впрочем, особо никто не озвучивал, т. к. это сулило проблемы с фискалами.

Вторая причина – государство переложило всю ответственность (в том числе финансовую) за отчетность, обслуживание и покупку ККТ на бизнес.

Если для крупного и среднего предприятия это в порядке вещей, то для мелкого покупка недешевого ККТ и работа на кассовом аппарате, оплата его обслуживания и прочего могут стать очень заметной статьей расходов.

Не стоит забывать, что внедрение новых ККТ в России совпало с обвалом рубля: ККТ ведь импортные (либо с импортными чипами), а значит и цены на них резко выросли.

При этом доходы мелкого бизнеса сократились. Где брать деньги? Отсюда и негодование.

Однако раздосадованные предприниматели все равно вынуждены внедрять ККТ, тем более что и государство все-таки пошло на некоторые уступки и ввело возможность компенсаций для тех (ИП), кто работает на Едином налоге на вмененный доход (ЕНВД), потому народный гнев превратился в обычное брюзжание на кухне.

Как работать с кассовым аппаратом в России?

Как мы и говорили в преамбуле статьи, юридическим особенностям «кассовой реформы» в России посвятим отдельный раздел (там все, как всегда, не вполне однозначно, потому вызывает массу вопросов). А пока сосредоточимся на технической части.

Итак, современный ККТ должен выполнять несколько функций, среди которых самой главной является выдача чека по итогам товарно-денежной операции .

Отправка СМС с чеком покупателю или другие новомодные детали не меняют сути ККТ – оформление покупки и фиксирование денежного потока между магазином и покупателем (какие деньги и за какие товары были выплачены).

PS. С 2003 года то, как работать с кассовым аппаратом в России, регулировал закон ФЗ №54, который в 2016 году дополнили новыми нормами: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_42359 .

Это ввело в оборот понятие онлайн-касс, суть которых сводится к тому, что теперь все кассы должны быть подключены к интернету и мгновенно пересылать актуальные данные в специальные центры сбора фискальной информации.

Ранее кассы могли работать офлайн (вне сети), а вся информация должна была фиксироваться на специальной контрольной ленте (по сути, внутренним чеком, для пользования самим магазином).

В новых моделях ККТ эту ленту заменяет специальный блок – так называемый фискальный накопитель, где вся информация, передаваемая через интернет, будет дублироваться.

Это нужно на случай перебоев с интернетом – касса отключается, если подключения нет в течение 30 дней.

Несмотря на некоторые нововведения по части интернета, принципы того, как работать с кассовым аппаратом, остаются теми же, что они были в законе ФЗ №54.

Как и тогда, законодательство предписывает иметь ККТ всем предпринимателям, работающим с наличкой или платежными картами (то есть фактически для всех).

Подробная инструкция по работе с кассовым аппаратом

Предприниматели старой закалки выступают категорически против ККТ, мотивируя это тем, что разобраться во всех этих кнопках без посторонней помощи невозможно.

Однако практика их применения с 2003 года показывает обратное – освоить ККТ не сложнее, чем современный мобильный телефон.

Скорее даже проще, т. к. набор операций в ККТ один и тот же. Как известно, одинаковый набор действий запоминается очень легко, формируя мышечную память – руки сами будут делать привычные движения.

Ранее мы писали, что ККТ импортные, потому дорожают, но это не совсем так.

Они могут быть и отечественного производства, однако комплектующие в них все равно зарубежные, так что скачки курса все равно влияют на стоимость ККТ.

Первая заповедь будущего кассира – прочитать инструкцию.

Только в наших широтах принято сначала собрать аппарат без инструкции, обнаружить «лишние» детали и только потом браться за изучение сопроводительной документации.

Во всем мире начинают с вложенной инструкции – начнем и мы с этого.

1. При запуске аппарата…

Перед первым запуском кассир обязан совершить несколько важных действий:

Проверить целостность ККТ, всех его блоков.

В ККТ нет неважных деталей, но все-таки максимум внимания нужно уделить целостности блока, где хранится наличность, а также фискального накопителя.

Все системы ККТ должны работать, тогда работа на кассовом аппарате станет максимально автоматизированной.

1. Затем надо проверить, обнулена ли касса (обнуление производится после каждого рабочего дня, когда из кассового аппарата изымается дневная выручка).
2. Параллельно с этим нужно обратить внимание на время и дату в ККТ – правильно ли они настроены.

Проверить все это нужно, распечатав на ККТ нулевой чек , а лучше два.

Это не только поможет в точности сверить дату, но и даст возможность проверить, работает ли печатающий механизм, заправлена ли лента и т. д.

2. Включение кассового аппарата

Если всю работу с ККТ описать пошагово, то инструкция получится такой:

1. Осмотреть ККТ визуально, нет ли повреждений, закрыты ли все блоки и т. д.

Включить аппарат: у одних моделей ККТ кнопка на задней панели, а у других вместо нажатия кнопки надо повернуть ключ на передней (в положение «РЕГ»).

Результатом этих действий должно стать включенное табло с четырьмя нулями.

Проверка ККТ – специалисты рекомендуют перед началом рабочего дня проверить печать чеков и работу всех систем.

Для этого печатается один или два пустых чека нажатием кнопки «Оплата» или «Наличные» с нулями на табло.

Все, ККТ включен и готов к работе. Этот алгоритм повторяется каждый раз при запуске аппарата.

3. Как обслуживать клиента при работе на кассовом аппарате?

После запуска кассового аппарата пора приниматься за обслуживание клиентов.

Этот процесс также можно показать в виде краткой инструкции:

Если ККТ оснащен сенсором для считывания штрихкода, информация о товаре сразу попадет в компьютер кассового аппарата.

Если нет, стоимость и код товара/категории надо ввести в ККТ вручную.

1. Если товаров несколько, то в ККТ надо ввести все данные, как указано в пункте 1.
2. Нажмите кнопку «Оплата» либо «Наличные», чтобы покупка была оформлена – это откроет блок ККТ, где хранятся наличные деньги.
3. Положите туда оплату либо выплатите клиенту сдачу.

Современные ККТ также сами считают сумму сдачи: кассир вводит в ККТ не только сумму покупки, но и сумму, полученную от покупателя, а ККТ сам определяет размер сдачи.

Современные ККТ также подключены к банковскому терминалу для считывания платежных карт.

В этом случае терминал может выдать один либо два чека (зависит от банка).

Если два, один вы отдаете клиенту, а второй оставляете на предприятии для отчетности вместе с ККТ.

4. Распечатать чек (производится автоматически) и передать его клиенту вместе с товаром.

Современный ККТ способен выполнять ряд дополнительных функций.

К примеру, кнопка «%» позволяет продавать товары со скидкой. При этом скидка определяется автоматически, что позволяет не ломать голову кассиру над изменением цены.

Надо всего лишь ввести исходную стоимость товара, а затем нажать на 5 (10 или 15 – это размер вашей скидки) и «%» — и все готово.

PS. Важно, что скидки можно настраивать не только для отдельных товаров, но и для целых групп – обувь, продукты, запчасти.

4. Замена ленты в работе с кассовым аппаратом

Лента, которая превращается вашим ККТ в чеки, регулярно заканчивается. Если торговля у вас идет бойкая, то такое может случаться по несколько раз в день.

Такая ситуация, справедливости ради стоит отметить, бывает редко – разве что в крупных торговых сетях с высоким трафиком.

Но даже если вы мелкий ИП, будьте уверены – лента в вашем ККТ рано или поздно закончится. Работа на кассовом аппарате предполагает, что вы умеете её менять.

Универсальная инструкция по замене ленты в кассовом аппарате (детальнее в инструкциях к конкретным моделям ККТ):

Чтобы понять, что ваша лента на исходе, надо внимательно смотреть за чеками – в конце рулона наносится розовая линия .

Если на последнем чеке такая линия была, значит, лету пора заменить.

1. Распечатайте из блока новую ленту.
2. Поднимите крышку ККТ в том месте, где лента выдается после покупки (чаще всего сбоку есть защелка , но на старых моделях она никак не фиксируется и просто поднимается вверх).
3. Вытащите старую катушку с бумагой и вставьте на её место новую.
4. Край вставленной ленты отделите от бобины и вставьте в фиксатор ККТ размоткой вниз.
5. Потяните за край ленты, протянув её через бумагоприемник в печатающее устройство ККТ.
6. Закройте и зафиксируйте крышку ККТ.

Нажмите клавишу «Вверх » или «ЧЛ », чтобы немного перемотать ленту.

Так она лучше зафиксируется в кассовом аппарате, а самый край ленты покажется из щели, выдающей чеки.

7. Если из вашего кассового аппарата торчит лишняя бумага, то рекомендуется оборвать её, чтобы края чека были ровными.
8. Старая лента не выбрасывается, а опечатывается и передается ответственному лицу, либо напрямую директору для отчетности по ККТ.

Несмотря на довольно длинное описание из 10 пунктов, все достаточно просто и прозаично: открыл крышку, вытащил старый рулон – вставил новый, закрыл крышку.

Работа на кассовом аппарате только на первый взгляд может показаться сложной – надо просто повторить эту процедуру пару-тройку раз, чтобы все дошло до уровня автоматизма.

Нюанс в том, что замену ленты практически нельзя сделать неправильно – аппарат сам вам об этом «сообщит»: либо крышка не закроется, либо бумага не вылезет откуда ей там надо, либо сенсор внутри аппарата будет показывать «нет бумаги».

Просто наблюдайте за своим аппаратом как за пластиковым питомцем, которого надо вовремя кормить. Что-то вроде давней игрушки «Тамагочи».

Как работать с кассовым аппаратом с точки зрения законодательства?

Как мы и анонсировали, самый непростой момент оставили «на закуску» — юридические нюансы применения ККТ в России.

Во-первых, ответим на вопрос – кто может работать за ККТ.

Затем опишем законодательные нововведения, а в конце подведем итог сметой: сколько стоит кассовый аппарат и во сколько обойдется его обслуживание после «осовременивания» законодательства.

Ответ №1. Кто имеет доступ к кассовому аппарату с точки зрения закона?

Чтобы получить доступ к кассовому аппарату, все сотрудники, кроме директора, должны заключить договор о полной материальной ответственности.

Это должно предотвратить кражи и прочие неблагоприятные моменты, которые могут возникнуть при работе с деньгами.

Такой договор для работы на кассовом аппарате, ясное дело, не нужен владельцу бизнеса – предпринимателю. Он уже является ответственным лицом с точки зрения Федеральной налоговой службы (ФНС).

Важный момент – прежде чем открыть кассы в магазине, в начале рабочего дня, директор заведения или индивидуальный предприниматель обязаны запустить счетчик ККТ и открыть его привод.

Также нужно распечатать отчетный чек, на котором указаны общие суммы по кассе за последний день. Его показания важно сверить с контрольным журналом.

В этот журнал по итогам рабочего дня вносится вся отчетная информация. Директор также обязан принимать использованную ленту и другие расходные материалы.

Все отчеты и вообще всю документацию, связанную с ККТ, заверяет своей подписью директор или ИП – только после этого эти бумаги приобретают статус официального документа.

Помимо этого, законодательство предписывает, что директор/ИП обязан:

• вести кассовую книгу;
• оформлять новую ленту (вносит в журнал номер кассового аппарата, дату начала использования новой ленты, показания регистратора);
• хранить запасные кассовые и красящие ленты;
• выдавать ключи для привода сотрудникам;
• хранить и выдавать под отчет разменную монету и мелкие купюры;
• а самое главное – в конце дня получать кассу.

Кассир обязан принимать ККТ и обеспечивать его элементарные функции (обслуживание клиентов, замену лент и выдачу выручки в конце рабочего дня).

Как видим, наибольшая доля ответственности ложится на директора и ответственное лицо (начальник отдела), который будет заниматься приемом выручки и всеми операциями с деньгами и основными фондами предприятия.

Ответ №2. Нововведения в работе на кассовом аппарате за последние годы

Главное нововведение в законодательном поле России в отношении ККТ – это превращение их из разряда обычной контрольно-кассовой техники (установлено законом ФЗ № 54 от 2003 года) в категорию «онлайн-касс» (норма вводится законом ФЗ № 290 от 2016 года).

Делается это как в рамках «осовременивания» фискальной политики государства, перевода на современные интернет-технологии, так и для более жесткого контроля за бизнесом с целью повышения налоговых поступлений в казну.

Отныне вся информация будет поступать в фискальные органы мгновенно, по интернету, а значит и какие-либо манипуляции с выручкой делать гораздо сложнее.

Закон № 290 вступил в силу 15 июля 2016 года:http://publication.pravo.gov.ru/Document/View/0001201607040160

Помимо перехода на современные технологии, он ввел еще одно новшество – понятие «оператора фискальных данных».

Это посредники между ФНС и самим предпринимателем, который получает и сохраняет всю фискальную информацию, исходящую от ИП.

Несмотря на то, что закон уже вступил в силу прошлым летом, государство составило «Дорожную карту» для бизнеса, которая дает время и возможность подготовиться к новым требованиям.

Так, законодатель подготовил такие этапы по внедрению инноваций в сфере ККТ:

№	Сроки	Описание
1.	С 15.07.2016 по 30.06.2017	Вводится добровольное применение онлайн-касс на территории России – онлайн-кассы и старые ККТ работают параллельно.
2.	С 01.02.2017	Прекращается регистрация старых ККТ, но зарегистрированные ранее аппараты можно пока применять и дальше.
3.	С 01.07.2017	Все предприятия, кроме ИП на ЕНВД, обязаны отказаться от старых ККТ и перейти на онлайн-кассы.
4.	С 01.07.2018	С этого времени на онлайн-кассы должны перейти и те, кому ранее правительство дало отсрочку – ИП на ЕНВД и на патентах.

Как работать в новых условиях с кассовым аппаратом?

Если вы работаете уже давно и ККТ у вас уже есть, то нужно уточнить у производителя, можно ли вашу «родную» машинку модернизировать. Это может принести вам серьезную экономию.

Но тут важно спрашивать не только о технической стороне вопроса – о «железе», но и о «софте» — программном обеспечении.

Дело в том, что далеко не все производители могут предоставить подходящее программное обеспечение, одобренное ФНС.

Если же вы только запускаете бизнес и вам нужно такой ККТ приобрести, то сразу обращайте внимание на программное обеспечение («прошивку») и наличие таких элементов, как фискальный накопитель (на старых моделях была лента).

Тут надо быть внимательным, чтобы по незнанию не приобрести аппарат, который с 2018 года окажется непригодным к использованию.

PS. Регистрация нового/обновленного аппарата производится через сайт ФНС в личном кабинете ОФД. То есть просто через Интернет — https://www.nalog.ru/rn77/ip/interest/kkt

Чтобы войти в кабинет, начинающему предпринимателю понадобится квалифицированная электронная подпись (КЭП).

Регистратор (ИП) становится ответственным за этот конкретный аппарат. Он может его использовать сам, либо делегировать это право посредством договора (мы об этом уже упоминали) ответственному сотруднику – кассиру.

Цена вопроса…

Вопрос модернизации ККТ под новые стандарты остается открытым – все зависит от производителя.

А вот что касается приобретения новой техники, то тут все более-менее ясно. При нынешнем курсе рубля, цена ККТ с функцией «онлайн-кассы» обойдется в сумму от 18 000 до 32 000 рублей.

Откуда такая большая разница? Все из-за объемов: чем большее количество клиентов в сутки должен обслуживать ККТ, тем он дороже.

К слову, каталог ККТ, адаптированных под новые требования, есть даже на сайте Федеральной налоговой службы. Там же указаны данные по цифровой безопасности ваших данных и прочая информация.

ФНС считает, что даже с учетом новых расходов, обновленная система ведет к экономии:

*Аргументы ФНС.

К этому стоит добавить расценки на услуги операторов фискальных данных, а это приблизительно 3 000 рублей в год (такая сумма полагается за каждую отдельную кассу).

Видя в магазине ряд подключенных, но необслуживаемых касс, можете прикинуть, сколько за них платит владелец. Да, это не самые крупные суммы, но все же заметные (особенно для ).

Обязательно ли всем использовать кассовый аппарат в работе?

Кому можно обойтись без него – расскажет представитель консалтинговой компании:

Будут ли компенсации малому бизнесу за работу на кассовом аппарате?

Государство предусмотрело возможность налогового вычета (компенсации) этих расходов на ККТ.

Однако тут есть целый ряд «но»: право на вычет имеют только ИП, которые перешли на ЕНВД или используют патенты, но смогут они это сделать только в 2018 году (детальнее в разъяснениях Минфина – письмо № 03-01-15/17988).

По сути, система сделана так, чтобы вычеты смогли бы получить только опоздавшие – те, кто не смог сделать этого ранее.

Напомним, все предприятия, кроме этих ИП, должны перейти на онлайн-кассы в 2017 году.

ИП на ЕНВД и патентах должны перейти с 1 июля 2018 года. Старые ККТ перестают регистрировать с февраля 2017 года.

А налоговые вычеты могут получить только те ИП, кто зарегистрируют/перерегистрируют онлайн-кассы в 2018 году.

Получается, что до начала 2018 года либо не нужно заводить новый бизнес вообще, либо выплачивать все из своего кармана.

Тем же, кто работал по старым схемам, придется также перерегистрировать свои ККТ за свой счет в 2017 году, т. к. срок регистрации к началу 2018 года у большинства уже истечет.

Короче говоря, система придумана таким образом, чтобы компенсации могло получить как можно меньшее количество мелких предпринимателей.

Впрочем, система налоговых вычетов есть, а воспользоваться этой возможностью или нет – ваше право, а не обязанность. К тому же система вводилась не для повышения расходов бюджета, а для роста доходов (налоговых поступлений).

Вот, собственно, и все что надо знать о том, как работать с кассовым аппаратом в России после нововведений 2016 года.

Вроде бы не так много изменений. Но для тех, кто уже имеет свой бизнес, мороки может быть много, как и расходов.

Впрочем, не так все страшно – сроки кажутся реальными. К тому же, если малый бизнес смирился с самой идеей ККТ, то с переходом на онлайн тем более.

Полезная статья? Не пропустите новые!
Введите e-mail и получайте новые статьи на почту

Перед началом работы с помощью онлайн-кассы кассир-операционист получает:

• ключи от кассовой кабины, привода кассовой машины и денежного ящика;
• необходимые расходные материалы – чековую и контрольную ленты, ленту для печатающего устройства, чистящие средства и т. п.;
• разменную монету и купюры.

Затем кассир-операционист должен сформировать отчет об открытии смены. Онлайн-касса автоматически отправит этот отчет оператору При положительной проверке ККТ получит подтверждение. После этого можно приступить к расчетам с покупателями (п. 2, 3 ст. 4.3 Закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ).

При расчетах с каждым покупателем кассир-операционист обязан:

• определить итоговую сумму покупки по показаниям индикатора кассовой машины и назвать ее покупателю;
• получить деньги, четко назвать их сумму и положить эти деньги отдельно на виду у покупателя;
• провести операцию через онлайн-ККТ на полученную сумму;
• назвать сумму причитающейся сдачи и выдать ее покупателю вместе с чеком или бланком строгой отчетности.

Есть два варианта выдачи чека или бланка строгой отчетности.

Во-первых, на бумаге.

Во-вторых, в электронной форме. Чек не печатают на бумаге, а пересылают на абонентский номер телефона или e-mail покупателя. Это возможно, если покупатель предоставил такую информацию до момента расчета.

В конце рабочей смены до прибытия инкассатора кассир-операционист формирует отчет о закрытии смены на ККТ. Онлайн-ККТ автоматически отправит этот отчет оператору фискальных данных.

Если организация небольшая (с одной-двумя операционными кассами), кассир-операционист сдает деньги непосредственно инкассатору.

После сдачи выручки и оформления документов кассир выполняет межремонтное обслуживание кассовой машины, отключает ее от сети и закрывает чехлом. Далее кассир сдает ключи от кассовой машины и кассовой кабины руководителю организации (его заместителю, заведующему секцией) на хранение под расписку.

Обратите внимание

Онлайн-кассы не требуют технического обслуживания по принципу касс старого образца. Онлайн-ККТ и фискальные накопители нужно ремонтировать в специализированных центрах (например, у производителя ККТ).

Какие реквизиты содержит кассовый чек и БСО

Требования к обязательным реквизитам и бланка строгой отчетности перечислены в статье 4.7 Закона № 54-ФЗ.

Так, в чеке, который выдает онлайн-касса, должны быть указаны:

1. место (адрес) осуществления расчета;
2. система налогообложения, которая применяется при расчете;
3. признак расчета:

• получение денег от покупателя (клиента) – приход;
• возврат покупателю (клиенту) средств, полученных от него, – возврат прихода;
• выдача денег покупателю (клиенту) – расход;
• получение средств от покупателя (клиента), выданных ему, – возврат расхода;

1. наименование товаров, работ, услуг, платежа, выплаты, их количество, цена за единицу с учетом скидок и наценок, стоимость с учетом скидок и наценок, с указанием ставки НДС. Индивидуальные предприниматели, и УСН, ЕСХН или ЕНВД (кроме тех, что реализуют подакцизные товары), могут не указывать наименование товара (работы, услуги) и их количество до 1 февраля 2021 года (п. 17 ст. 7 Федерального закона от 3 июля 2016 г. № 290-ФЗ);
2. сумма расчета с отдельным указанием ставок и сумм НДС по этим ставкам. Исключение составляют неплательщики НДС либо плательщики, реализующие товары, не облагаемые НДС;
3. форма расчета (наличные деньги или электронные средства платежа);
4. должность и фамилия кассира, оформившего кассовый чек или и выдавшего его покупателю (клиенту) (за исключением расчетов в Интернете);
5. адрес сайта уполномоченного органа в Интернете, на котором можно проверить подлинность чека;
6. номер телефона или адрес электронной почты покупателя (клиента), если он попросил передать ему чек в электронной форме, или адрес в Интернете, где можно получить такой чек;
7. адрес электронной почты отправителя кассового чека (бланка строгой отчетности) в электронной форме, если кассовый чек (бланк строгой отчетности) передан покупателю в электронной форме.

По мнению ФНС, продавец, применяющий онлайн-ККТ и получивший предоплату от покупателя, должен также выдавать ему кассовый чек с реквизитом «аванс». А после окончательного расчета с использованием ранее перечисленного аванса выдавать кассовый чек с реквизитом «зачет аванса» (письмо ФНС России от 11 ноября 2016 г. № АС-4-20/21345@).

Все реквизиты бумажного чека должны быть четкими и легко читаемыми в течение не менее шести месяцев со дня выдачи чека (п. 8 ст. 4.7 Закона № 54-ФЗ).

Обратите внимание

Онлайн-кассы не отменяют применение бланков строгой отчетности. Однако с 1 июля 2018 года формировать БСО нужно не типографским способом, а только через кассовые аппараты (п. 8 ст. 7 Федерального закона от 3 июля 2016 г. № 290-ФЗ).

Ответственность за неприменение ККТ

Ответственность за неприменение ККТ установлена статьей 14.5 КоАП РФ.

Размер штрафа зависит от выручки, которая не была зафиксирована через кассу (ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ). Так, за неприменение ККТ оштрафуют:

• должностное лицо – в размере от 1/4 до 1/2 неучтенной суммы, но не менее 10 000 рублей;
• организацию – от 3/4 до одного размера суммы «непробитой» покупки, но не менее 30 000 рублей.

Повторное неприменение ККТ будет наказываться строже, только если сумма расчетов «мимо кассы» составила 1 000 000 рублей и более (ч. 3 ст. 14.5 КоАП РФ).

Должностное лицо может быть дисквалифицировано на срок от одного года до двух лет, а деятельность ИП и организации приостановлена на срок до 90 суток.

Ответственность за использование ККТ, которая не соответствует установленным требованиям, либо применение ККТ с нарушением порядка ее регистрации, перерегистрации и применения действует с 1 февраля 2017 года (ч. 4 ст. 14.5 КоАП РФ).